الطباعة فى اكسيل EXCEL | كل ما تحتاجه عن الطباعة فى اكسيل EXCEL

الطباعة فى اكسيل EXCEL | كل ما تحتاجه عن الطباعة فى اكسيل EXCEL 

الطباعة فى اكسيل EXCEL من الاشياء التى تحتاج الى مهارة عند التعامل معها ، وتختلف تماما عن الطباعة فى الوورد WORD والسبب فى ذلك ان الاكسيل يتحتاج لبعض الترتيبات المسبقة قبل عملية الطباعة لكى تحصل على عملك مطبوع بشكل سليم ، عكس الوورد WORD الذى لا يحتاج الى اى ترتيبات او مهارة كبيرة او خبرة عند الطباعة .

 فى هذا المقال ستجد كل ما يخص الطباعة فى اكسيل EXCEL بشكل صحيح ، وسنتعلم معا كيفية ضبط الاعدادات الصحيحة لطباعة سليمة ، وكل خطوات ما قبل الطباعة من تنسيق وضبط الصفحات وتجهيزها لتكون ملائمة للطباعة دون اى اخطاء او مشاكل ، واجابات تفصيلية عن كل ما تريد معرفته عن الطباعة فى اكسيل EXCEL . 

ولكن لكى نفهم الموضوع ونقرب الصورة اكثر دعنا اولا نبين مقارنة سريعة بين الطباعة فى الوورد WORD والطباعة فى الاكسيل EXCEL حتى نتمكن من معرفة الفارق الفعلى بينهما عند الطباعة ونضع ايدينا على لب الموضوع لمعرفة المشكلة الاساسية عند الطباعة فى اكسيل EXCEL لوضع الحلول والاعدادات الصحيحة لها قبل الطباعة ليخرج عملك مطبوع بشكل صحيح .

مقارنة توضح الفرق بين الطباعة فى الوورد WORD والطباعة فى اكسيل EXCEL

بالنسبة للطباعة فى الوورد كما ذكرنا لا يوجد اى مشاكل ولا ترتيبات ، فكل شئ واضح ومعروف من صفحات وعددها وحدود البيانات او الفقرات والجمل وخلافه ، وتستطيع ان تعرف بكل سهولة اول واخر كلمة فى الصفحة وترى جيدا بداية ونهاية كل صفحة وتقوم بطباعتها او عدد من الصفحات بسهولة وبوضوح ، وان كل ما تحتاجه بعد الانتهاء من الكتابة على الوورد ان تقوم بالضغط على CTRL +P لتقوم بطباعة ما تريد مباشرة وبدون مشاكل . 

اما بالنسبة للطباعة فى اكسيل EXCEL فهى تختلف وتعتبر اصعب نوعا ما مقارنة بالطباعة فى الوورد WORD ، وتكمن المشكلة الاساسية فى انه بعدما تنتهى من تجهيز اعمالك على الاكسيل وتريد ان تقوم بطباعة ما قمت بادخاله من بيانات ، يجب ان تقوم ببعض الاعدادات اولا لتحصل على ملف مطبوع بشكل سليم وخالى من المشاكل والاخطاء والتعقيدات ، ولكنك ان ذهبت مباشرة الان لطباعة اعمالك ستجد العديد من المشكلات ، وان الصفحات لم يتم تهيأتها للطباعة بالشكل الصحيح والمرجو .

 حيث انك لو جربت ان تذهب مباشرة للطباعة بالضغط على CTRL+P ستتفاجئ بان البيانات متداخلة او مضغوطة جميعها فى صفحة واحده لدرجة يصعب على العين رؤيتها  ، وستجد العديد من المشكلات الاخرى التى ستتأكد انت منها وتتفاجئ بها ان جربت الطباعة مباشرة دون تطبيق الاعدادات التالية  .

  فى السطور القادمة ستجد الحل البسيط لكل هذا لكى تتمكن من طباعة اعمالك على اكسيل EXCEL بسهولة وبالشكل الصحيح ، ولذلك عليك القيام ببعض الاعدادات اولا قبل الطباعة لكى تحصل على طباعة جيدة . 

اعدادات ما قبل الطباعة فى اكسيل EXCEL لضمان طباعة سليمة

بعد الانتهاء من اعمالك وادخال بياناتك على الاكسيل لا تقم بالطباعة مباشرة ، ولكن هناك خطوات هامة لضمان طباعة صحيحة فى اكسيل يجب عليك القيام بها اولا ، لذا عليك اتباع الخطوات التالية جميعها او بعضها قبل الطباعة : 

1- تغيير طريقة العرض من " Normal " الى " Page Break Preview " 

 

للتسهيل على نفسك وضمان طباعة سهلة وسلسة وبشكل مضبوط  يفضل قبل الدخول على الطباعة او القيام باى اجراء يخص الطباعة ان تقوم بتغيير طريقة العرض من " Normal " الى " Page Break Preview " ويتم ذلك من خلال : 

a- الذهاب الى تبويب " View " 

b- اختيار طريقة العرض " Page Break Preview " 

حيث ان طريقة العرض هذه لها ميزتين هامتين وهما : 

1- انك سوف تعرف بالتحديد كيف سيتم توزيع بياناتك عند طباعتها  . 

2- سوف تتحكم فى توزيع بياناتك حيث تمكنك من اعادة توزيع وترتيب البيانات للحصول على طباعة البيانات بالشكل المطلوب  ، بمعنى انه لو هناك عامود معين او جزء من البيانات غير متضمنة داخل صفحة الطباعة اى انها سوف لا تظهر فى الطباعة ولا يتم طباعتها ضمن البيانات الموجوده فى الصفحة ، فيمكنك التحكم فى ذلك وادخال بياناتك كاملة داخل صفحة الطباعة ويمكنك كذلك بنفس الطريقة اخراج الاعمدة او البيانات التى لا تريدها ان تكون متضمنة فى الطباعة ، ويكون التحكم فى ذلك عن طريق سحب الخط الازرق العامودى الفاصل الذى يظهر امامك بمجرد اختيار طريقة العرض " Page Break Preview " والخط الازرق الافقى هو الفاصل بين الصفحات التى سيتم طباعتها ويفضل عدم تغيير شئ بهذا الخط الافقى .

ومن الملاحظ ايضا فى طريقة العرض " Page Break Preview " انك سوف تجد امامك المنطقة التى بها بيانات والتى قد قمت بتحديدها عن طريق سحب الخط الازرق وهذه المنطقة او المساحة تسمى منطقة الطباعة او " Print Area " ، والمنطقة الاخرى التى تظهر باللون الرمادى تعرف باسم " Non - Print Area "  وهى المنطقة التى لا تظهر فى الطباعة اى لا يتم طباعتها ، وهذا يعنى ان عندما تجد اى بيانات داخل هذه المنطقة الرمادى يعنى ان هذه البيانات سوف لا يتم طباعتها .

2- اضافة رأس وتزييل الصفحة " Header And Footer "  لترقيم الصفحات او اضافة لوجو او عنوان ثابت يظهر فى كل صفحات الطباعة  

بعدما قمت بضبط وتحديد البيانات التى تريد طباعتها من خلال طريقة العرض " Page Break Preview " ، الان اذا كنت تريد  اضافة ترقيم للصفحات لتظهر لك الصفحات مرقمة فى الطباعة بارقام متسلسلة ، او اذا كنت تريد مثلا اضافة عنوان او شعار " لوجو " او اسم او تاريخ او اى شئ تريده ثابت وظاهر فى كل الصفحات عند الطباعة يتم ذلك من خلال ما يلى : 

a- الذهاب الى تبويب " View " 

b- اختيار طريقة العرض " Page Layout " 

 

وبمجرد الضغط على طريقة العرض هذه ستجد انه ظهر امامك كلمة " Header " فى اعلى الصفحة وكلمة " Footer "  فى اسفل الصفحة ، يمكنك الوقوف فى المكان الذى تريد الكتابة فيه ، وبمجرد الوقوف بمؤشر الماوس عليه تظهر تلقائيا بالاعلى تبويب جديد باسم " Design " وستجد بداخله اوامر وخيارات متعددة لادراج ترقيم للصفحات او تواريخ اواسماء او يمكنك الكتابة يدويا او اضافة لوجو معين وغير ذلك من الخيارات المتعددة ، بعد الانتهاء يمكنك الوقوف بمؤشر الماوس فى اى مكان داخل صفحة العمل ثم الضغط على تبويب " View "  مرة اخرى ثم اختيار طريقة العرض العادية " Normal View "  للرجوع للوضع الطبيعى . 

3- طباعة جزء محدد فى اكسيل Excel وليس كل البيانات

لطباعة جزء محدد فقط من البيانات وليس كل الصفحة هناك طريقتين لعمل ذلك : 

 

الطريقة الاولى 

عن طريق اتباع الخطوات التالية بالترتيب  :

a- قم بتحديد الجزء المراد طباعته من البيانات .

b- اذهب الى تبويب " Page Layout " .

c- من مجموعة اوامر " Page Setup "  اضغط على ايقونة " Print Area "  .

d- تنسدل قائمة صغيره من امرين اختر اول امر " Set Print Area " .

تنويه هام : للحصول على نتيجة مرضية وطباعة صحيحة لجزء معين من البيانات يجب تنفيذ الخطوات السابقة بالترتيب ، واهم شئ اول خطوة وهى تحديد الجزء المراد طباعته مسبقا واتباع باقي الخطوات حتى تتم عملية الطباعة بشكل سليم وبدون مشاكل ، وبعد الانتهاء من الخطوات السابقة تقوم بالضغط على Ctrl + P  لتجد ان EXCEL قد أعد الجزء المحدد وجاهز على الطباعة ,

ولالغاء الخطوات السابقة وصرف النظر عن طباعة جزء محدد من البيانات وتريد التراجع عن هذه الخطوات مرة ثانية اتبع التالى :

a- اذهب الى نفس التبويب " Page Layout " .

b- ومن نفس مجموعة الاوامر " Page Setup "  اضغط على ايقونة " Print Area "  ايضا .

c- تنسدل قائمة صغيره من امرين اختر ثانى امر هذه المرة وهو " Clear Print Area " .

الطريقة الثانية 

عن طريق اتباع الخطوات التالية بالترتيب  :

a- قم بتحديد الجزء المراد طباعته من البيانات .

b- اضغط مباشرة على  Ctrl + P لتظهر امامك الصفحة الخاصة بالاعدادات النهائية للطباعة .

c- اذهب ناحية اليسار الى الاوامر والخيارات الخاصة بضبط اعدادات الطباعة ، ستجد من ضمنها قسم بعنوان " Settings "  اضغط بالماوس على اول مجموعة خيارات لتنسدل منها قائمة قم باختيار الامر " Print Selection  " لتلاحظ على اليمين فى صفحة الطباعة انه تم اقتطاع الجزء الذى قمت بتحديده فقط واصبح جاهز للطباعة  .

4- تثبيت رؤوس الجداول ( عناوين الأعمدة ) لتظهرتلقائيا فى كل صفحة عند الطباعة فى اكسيل Excel 

عند طباعة ملف حجمه كبير فى اكسيل Excel ويحتوى على اكثر من صفحة او عدد من الصفحات ، او جدول كبير وملئ بالبيانات التى يجب طباعتها فى عدد من الصفحات ، فعلى سبيل المثال اذا قمت بالطباعة مباشرة لجدول ما مثلا وكان هذا الجدول طويل وملئ بالبيانات قد يكون مثلا جدول عبارة عن خمس صفحات او اكثر من ذلك ، ستجد ان عناوين الجدول او ما يعرف براس الجدول او عناوين الاعمده ظهرت فقط فى الصفحه الاولى ، وستجد انها مقتطعه من باقى الصفحات وبالتالى سيكون الشكل غير مرضى وغير ملائم وستجد صعوبة فى قراءة البيانات المدخلة فى الجدول ، وستحتاج ان ترجع لاول صفحه فى كل مرة تريد قراءة بيانات جدولك حيث ستقوم بوضع الصفحه الاولى التى بها رؤوس الاعمده أو رأس الجدول نصب عينيك لقراءة بيانات باقى الصفحات المدخلة فى الجدول وهذا بالطبع غير مرغوب فيه ومرهق كذلك .

وفى حال انك أردت  تثبيت عناوين الاعمده فى كل صفحات الطباعه لملف كامل وتريد ان يظهر فى كل صفحة راس الجدول او ما يعرف بعناوين الاعمده عليك اتباع الخطوات التالية :

a- من تبويب " Page Layout " قم بالضغط على ايقونة "  Print Titles "  .

b- يظهر امامك مربع حوارى مفعل على اخر تبويب وهو " sheet "  ، اترك اول قسم او مربع الخاص بـ " Print Area "  واذهب اسفله للقسم الخاص بـ " Print Titles " وبالتحديد اول خياراو مربع المكتوب بجواره " Rows to repeat at top "  وكل ما عليك فعله هو وضع المؤشر فقط بداخله. 

c- بعد التأكد من وضع المؤشر داخل المربع قم الان بالذهاب الى صفحة العمل الموجود بها بياناتك وقم بتحديد صف الخلايا المطلوب تثبيته  ( رأس الجدول مثلا او اول صف خلايا بالجدول ) ليتم تثبيت هذا الصف ليظهر فى الطباعة فى كل الصفحات ، وستلاحظ انه تم كتابة اسم الصف او نطاق الخلايا الذى قمت بتحديدها فى المربع الحوارى بجانب خيار " Rows to repeat at top " ، بعدها اضغط " Ok " الموجودة اسفل المربع الحوارى ليتم التأكيد .

 ويمكنك التأكد من ذلك من خلال الضغط الان على Ctrl+p  والتقليب فى الصفحات المعدة او الجاهزة للطباعة ستجد ان رؤوس الأعمدة او صف الخلايا الذى قمت بتثبيته موجود بالفعل وثابت فى كل الصفحات وبالتالى اذا قمت بتأكيد ام الطباعة ستجده فى كل الصفحات ثابت امامك . 

وهناك مجموعة من الاوامر والخيارات الاخرى التى ربما تحتاجها ايضا عند الطباعة فى اكسيل EXCEL  والموجودة داخل نفس التبويب " Page Layout " ضمن مجموعة اومر " Page Setup "  ، ستجد على سبيل المثال بداية من ناحية اليسار مايلى بالترتيب .

 الامر " Margins " : وتعنى باختصار الهوامش او الفراغات التى تكون موجودة يمين ويسار واعلى واسفل ورقة الطباعة ، فيمكنك التحكم بها واختيار ما يناسب عملك من خلال الضغط على الامر " Margins "  وستجد اعمال جاهزة يمكنك اختيار واحده منها او يمكنك الضغط على خيار  " Custom Margins " ليظهر امامك مربع حوارى به مجموعة من الخيارات لتحديد واختيار الهوامش والفراغات التى تناسبك يدويا ، وفى اسفل المربع الحوارى هذا من نفس التبويب " Margins " ستجد خيارين بعنوان " Center On Page "  واسفله ستجد خيارين الاول " Horizontally "  والاخر هو " Vertically "  يمكنك التظليل عليهما لتفعيل اختيارهما اذا كنت تريد بياناتك المطبوعة فى منتصف الصفحة سواء افقيا او عموديا . 

الامر " Orientation "  : وهو الامر التالى فى نفس المجموعة بعد " Margins "  وهو امر خاص باتجاه الطباعة للصفحة سواء طباعة البيانات بشكل افقى او رأسى .

الامر " Size " : خاص بحجم الورق المستخدم فى الطباعة وبالطبع الدارج والمستخدم بكثرة هو النوع A4  ويمكنك ابقاء هذا الخيار كما هو .

الامر " Print Area "  : كنا قد تحدثنا عنه مسبقا فى فقرة سابقة من هذا الموضوع وخاصة بتحديد جزء معين من البيانات وليس كل البيانات واعداده للطباعة فى اكسيل EXCEL 

الامر " Breaks "  : هذا الامر مهم جدا فى عملية الطباعة فى اكسيل EXCEL  وهو خاص بكمية البيانات التى تريدها داخل الصفحة الواحدة للطباعة بمعنى انه لو لديك مثلا 40 صف من البيانات ، وبدلا من ان يتم طباعتهم كلهم فى صفحة واحده ويكون الشكل غير لائق والبيانات مضغوطة وصغيرة جدا ومرهقة للعين عند الرؤية ، فتستطيع من خلال هذا الامر ان تقوم بتقليل عدد الصفوف فى الصفحة الواحدة وليكن مثلا تقسيمهم فى هذه الحالة بمعدل 20 فى كل صفحة ليتم طباعتهم فى ورقتين منفصلتين وتكون البيانات واضحة تماما والسؤال هنا كيف يتم ذلك ؟ 

يتم ذلك من خلال الخطوات البسيطة التالية : 

( وعلى افتراض ان لديك 100 صف من البيانات وسيقوم الاكسيل تلقائيا بطباعتهم جميعا فى صفحة واحدة وكما اتفقنا سيكون شكل الطباعة مرهق جدا للعين وغير مرئى بشكل جيد والشكل العام غير لائق نظرا لكون البيانات مضغوطة جدا ، والان نريد طباعتهم بشكل افضل وسنقوم بتقسيم هذه الصفوف ليتم طباعتهم على 5 صفحات بدلا من صفحة واحدة مضغوطة . )

a-  نذهب للصف رقم 21 ونختاره او نضع المؤشر عليه . 

b- نختار الان الامر " breaks "  ومنه نختار " insert page breaks "  ليتم عمل فاصل بين الصحات .

c- اصبح الان الـ 20 صف الاولى منفصلين وسيتم طباعتهم فى صفحة واحدة ، نقوم بتكرار نفس الامر لباقى الصفحات ، نذهب مثلا للصف رقم 41 وتكرار الاوامر السابقة وكذلك الصف رقم 61 وكذلك الصف رقم 81 وهكذا يتم تقسيم الـ 100 صف على 5 صفحات عند الطباعة بدلا من صفحة واحدة مضغوطة .

الامر " Background " : استخدم هذا الامر فى حال كنت تريد ادراج صورة معينة او شعار للشركة مثلا ليظهر كخلفية للبيانات عند الطباعة .

الامر " Print Titles " : تحدثنا عن هذا الامر مسبقا فى فقرة سابقة وهو خاص بتثبيت عناوين الاعمدة او رؤوس الجداول لتظهر عند الطباعه فى كل الصفحات .

الامر  " Gridlines "  :  يلاحظ عند الضغط على Ctrl +P ان الصفحات الجاهزة للطباعة تكون بدون الخطوط الفاصلة الخاصة بجداول اكسيل والموجودة بشكل تلقائى فى اكسيل لتسهيل عملك عليه وتعتبر جزء اساسي من الشكل المعتاد لبرنامج الاكسيل ، جدير بالذكر ان هذه الخطوط الطولية والعرضية التى تشكل المربعات التى تظهر امامك هى موجودة فقط لتنظيم البيانات ولا تظهر فى الطباعة الا لو اردت انت ذلك وقمت بتفعيلها يدويا من خلال الخطوات التالية : 

a- من نفس التبويب " page layout "  نذهب الى مجموعة الاوامر " sheet options " 

b- سنجد امر معنون بـ " Gridlines " ستجد تحته مباشرة خيارين هما " View "  و " Print "  وستلاحظ ان الخيار " View " مفعل بالفعل وهو الخاص بعرض واظهار خطوط او جداول الاكسيل اثناء العمل ، بينما ستجد ان الخيار " Print " غير مفعل اى ان الخطوط لا تظهر فى الطباعة ، الان قم بتفعيل هذا الخيار اذا كنت تريد ظهور هذه الخطوط فى الطباعة .

الامر  " Headings " : نفس الامر اذا كنت تريد اظهار اسماء الاعمدة وارقام الصفوف الخاصة بالاكسيل يتم تكرار ما سبق ومن نفس مجموعة الاوامر " sheet options " ولكن هذه المرة من خلال الامر المعنون بـ " Headings "  الموجود مباشرة على يمين الامر المعنون بـ " Gridlines " .